Beschaffung für Städte und Gemeinden: Stadtmobiliar auf Rechnung bestellen

Wer für eine Stadt, eine Gemeinde oder einen Bauhof beschafft, hat andere Fragen als ein Privatkunde. Nicht der Warenkorb entscheidet, sondern der Weg dorthin: Gibt es ein schriftliches Angebot, das in die Akte passt? Wird auf Rechnung geliefert, weil eine Kommune keine Kreditkarte durch die Kämmerei bekommt? Steht am Ende ein Beleg, den die Rechnungsprüfung akzeptiert? Diese Seite beantwortet genau diese Fragen. Sie ist die Beschaffungsseite zum Stadtmobiliar-Sortiment des Barockgroßhandels und richtet sich an alle, die im öffentlichen Auftrag einkaufen.

Der Barockgroßhandel wird von der Demotex GmbH aus Essen betrieben und liefert Parkbänke, Brunnen, Laternen, Pflanzkübel, Skulpturen und Pavillons an Auftraggeber in ganz Europa. Ein erheblicher Teil unseres Geschäfts geht ins Ausland, deshalb sind uns die unterschiedlichen Zahlungswege der öffentlichen Hand vertraut: der Kauf auf Rechnung in Deutschland und Österreich, das paiement par mandat administratif über Chorus Pro in Frankreich, die elektronische Rechnung über das Sistema di Interscambio in Italien und über FACe in Spanien.

Kurz gesagt: Sie bestellen mit einem Bestellschein Ihrer Verwaltung, wir liefern, und Sie zahlen nach Rechnungseingang. Vorkasse ist für öffentliche Auftraggeber nicht nötig.

Wer bei uns bestellt

Unsere Ansprechpartner auf der Bestellerseite sind selten die gleichen zwei Abteilungen. Bei der einen Kommune führt der Bauhof die Beschaffung selbst, bei der nächsten sitzt sie im Grünflächenamt, im Tiefbauamt oder in der zentralen Vergabestelle. Wir sind auf beide Wege eingestellt und liefern regelmäßig an:

• Städte und Gemeinden, Stadtverwaltungen und Ortsverwaltungen
• Bauhöfe, Grünflächenämter, Tiefbauämter und Stadtgärtnereien
• Kurverwaltungen, Tourismusbetriebe und Kur- und Bäderbetriebe
• Friedhofsverwaltungen und Kirchengemeinden
• Stadtwerke, Zweckverbände und kommunale Eigenbetriebe
• Wohnungsbaugesellschaften in kommunaler Hand
• Landschaftsarchitekten, Stadtplanungsbüros und Garten- und Landschaftsbaubetriebe, die für eine Kommune ausführen
• Schulen, Universitäten, Kliniken und Pflegeeinrichtungen in öffentlicher Trägerschaft

Der häufigste Fall ist nicht die große Ausschreibung, sondern der überschaubare Bedarf: eine Bank am Wanderweg, die ersetzt werden muss, sechs gleiche Bänke für den umgestalteten Marktplatz, ein Brunnen als Geschenk zum Stadtjubiläum, Pflanzkübel, die eine Fußgängerzone gliedern sollen. Genau dafür ist unser Ablauf gemacht.

Kauf auf Rechnung: so läuft die Zahlung in Deutschland

Öffentliche Auftraggeber zahlen nach Leistung, nicht davor. Deshalb liefern wir an Städte, Gemeinden und andere öffentliche Stellen in Deutschland auf Rechnung. Voraussetzung ist eine Bestellung auf dem Bestellschein oder aus dem Bestellsystem Ihrer Verwaltung, ausgelöst von einer Person, die dafür zeichnungsberechtigt ist. Eine Bonitätsprüfung oder Vorauszahlung verlangen wir bei öffentlichen Auftraggebern nicht.

Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage netto ab Rechnungsdatum. Damit die Rechnung Ihre Prüfung ohne Rückfrage durchläuft, brauchen wir mit dem Auftrag zwei Angaben: Ihre Bestellnummer oder Auftragsnummer und, sofern Ihre Verwaltung elektronisch abrechnet, Ihre Leitweg-ID. Beides tragen wir in die Rechnung ein. Fehlt die Leitweg-ID, weist die Rechnungseingangsplattform die Rechnung ab, und der Vorgang liegt wochenlang still. Es lohnt sich also, beides schon in die Anfrage zu schreiben.

In welchem Format und über welchen Weg Ihre Rechnung eingeht, stimmen wir bei der Auftragsbestätigung mit Ihnen ab. Nennen Sie uns dazu einfach, was Ihre Kommune verlangt: elektronische Rechnung über eine Rechnungseingangsplattform, Zusendung an eine zentrale Rechnungsadresse oder ein anderer bei Ihnen üblicher Weg.

Für Ihren Lieferantenstamm sind das die Angaben, die Sie brauchen: Demotex GmbH, Hammer Str. 64, 45239 Essen, Deutschland. Amtsgericht Essen HRB 24428, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE279640593. Ein Bankverbindungsnachweis und ein Handelsregisterauszug liegen auf Anfrage bereit, ebenso eine Unbedenklichkeitsbescheinigung, sofern Ihre Beschaffungsordnung sie verlangt.

Frankreich: Zahlung per mandat administratif über Chorus Pro

In Frankreich läuft die Bezahlung öffentlicher Bestellungen über ein eigenes Verfahren, das viele Lieferanten außerhalb Frankreichs nicht kennen und deshalb auch nicht anbieten. Wir bieten es an. Der Vorgang heißt paiement par mandat administratif und funktioniert so: Die Mairie, die Communauté de communes, das Département, das Krankenhaus oder die Schule bestellt mit einem bon de commande. Wir liefern und stellen die Rechnung. Die Rechnung wird nicht per Post geschickt, sondern elektronisch auf der staatlichen Plattform Chorus Pro hinterlegt. Der ordonnateur prüft sie, stellt den Betrag fest und erteilt den mandat de paiement an den comptable public, der die Überweisung ausführt.

Für Ihre Verwaltung heißt das: kein Kreditkartenvorgang, keine Vorkasse, keine Ausnahmegenehmigung. Der Vorgang folgt dem Weg, den Ihre Buchhaltung ohnehin geht. Damit die Rechnung auf Chorus Pro zugeordnet werden kann, brauchen wir von Ihnen den numéro de SIRET Ihrer Einrichtung, den code service und die Nummer des bon de commande. Das délai global de paiement für Gebietskörperschaften liegt in der Regel bei 30 Tagen.

Wir liefern nach Frankreich regelmäßig, Speditionslieferungen bis nach Südfrankreich und an die Côte d'Azur sind für uns Alltag. Bestellungen aus Frankreich nehmen wir auf Französisch entgegen, das Angebot bekommen Sie als devis in französischer Sprache.

Italien, Spanien und die übrigen Länder

In Italien rechnen Comuni und andere enti pubblici über die fattura elettronica ab, die durch das Sistema di Interscambio läuft. Dafür brauchen wir Ihren codice univoco ufficio aus dem Verzeichnis IPA sowie, wenn der Auftrag es erfordert, CIG und CUP. Bitte nennen Sie diese Angaben mit der Bestellung, sie lassen sich später nicht ohne Neuausstellung ergänzen.

In Spanien nehmen Ayuntamientos und andere administraciones públicas Rechnungen im Format Facturae über die Plattform FACe entgegen. Erforderlich sind die drei DIR3-Codes Ihrer Stelle: oficina contable, órgano gestor und unidad tramitadora, dazu die Nummer des expediente.

In Österreich und der Schweiz liefern wir ebenfalls auf Rechnung an öffentliche Stellen. In Belgien, den Niederlanden und Luxemburg läuft der Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber überwiegend über das Peppol-Netz. Auch hier gilt: Sagen Sie uns bei der Bestellung, welchen Weg Ihre Verwaltung vorschreibt, und wir richten uns danach.

Umsatzsteuer bei Bestellungen aus dem EU-Ausland

Wir liefern aus Deutschland. Ob Ihre Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer, mit der Umsatzsteuer Ihres Landes oder ohne Umsatzsteuer ausgestellt wird, hängt davon ab, ob Ihre Einrichtung eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet und diese uns nennt. Viele Kommunen haben eine, setzen sie aber bei Beschaffungen für den hoheitlichen Bereich nicht ein. Beides ist möglich und beides ist für uns kein Problem. Wichtig ist nur, dass die Angabe vor der Rechnungsstellung feststeht, denn eine nachträgliche Korrektur bedeutet Stornorechnung und Neuausstellung und verzögert Ihre Zahlung. Fragen Sie im Zweifel Ihre Kämmerei und geben Sie uns die Antwort mit der Bestellung.

Vom ersten Kontakt bis zur Lieferung: der Ablauf in sechs Schritten

Der Weg ist bewusst kurz gehalten, weil in Bauhof und Amt niemand Zeit für ein Beschaffungsprojekt hat, das eigentlich eine Bestellung ist.

• 1. Anfrage. Sie nennen Artikel oder Bedarf, Stückzahl, Lieferort und Wunschtermin. Wenn Sie noch nicht wissen, welches Modell passt, reicht die Beschreibung des Standorts.
• 2. Angebot. Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit Positionen, Einzelpreisen, Nettosumme, Umsatzsteuer, Frachtkosten und Lieferzeit, dazu eine Beschreibung der Ware mit Maßen und Material.
• 3. Bestellung. Sie bestellen mit dem Bestellschein Ihrer Verwaltung und geben Bestellnummer sowie die für Ihr Land nötigen Kennungen an.
• 4. Auftragsbestätigung. Wir bestätigen schriftlich mit verbindlichem Liefertermin.
• 5. Lieferung. Anlieferung per Spedition nach Terminabsprache mit Ihrem Bauhof oder Ihrer Baustelle.
• 6. Rechnung und Zahlung. Rechnung auf dem für Sie vorgeschriebenen Weg, Zahlung innerhalb des vereinbarten Ziels.

Angebot und Leistungsbeschreibung für Ihre Vergabeakte

Für die Akte reicht ein Preis nicht. Wir liefern deshalb zu jedem Angebot eine Leistungsbeschreibung mit den Angaben, die Ihre Prüfung erwartet: Bezeichnung, Maße in Länge, Breite und Höhe, Sitzhöhe, Material und Oberfläche, Gewicht, Lieferumfang und Lieferzeit. Wenn Sie mehrere Angebote einholen müssen, weil Ihre Beschaffungsordnung das ab einem bestimmten Wert vorschreibt, ist unser Angebot so aufgebaut, dass es sich neben andere legen lässt.

Ein Hinweis, den wir bewusst offen aussprechen: Die Wertgrenzen für den Direktauftrag sind in Deutschland nicht einheitlich. Bund, Länder und viele Kommunen setzen eigene Grenzen, und sie werden regelmäßig angepasst. Welche Grenze für Sie gilt, steht in Ihrer eigenen Beschaffungs- oder Vergabeordnung. Wir beraten Sie dazu nicht, weil wir es nicht dürfen und weil eine falsche Auskunft Sie teuer zu stehen käme. Wir liefern das, was Sie für Ihre Entscheidung brauchen: ein prüffähiges Angebot mit vollständiger Warenbeschreibung.

Was wir ebenfalls nicht tun: mit Normen, Prüfzeugnissen oder Zertifizierungen werben, die wir nicht belegen können. Wenn Ihre Ausschreibung einen bestimmten Nachweis verlangt, fragen Sie ihn bitte konkret an. Wir sagen Ihnen dann ehrlich, ob wir ihn beibringen können oder nicht.

Was Sie bei uns beschaffen können

Unser Sortiment für den öffentlichen Raum deckt die Ausstattung ab, die auf Plätzen, in Parks, in Fußgängerzonen, auf Friedhöfen und in Kuranlagen tatsächlich gebraucht wird. Alles ist als Serie verfügbar, sodass eine einzelne Ersatzbank ebenso möglich ist wie die durchgängige Ausstattung einer ganzen Anlage:

• Sitzbänke und Parkbänke im Jugendstil, gerade Bänke, halbrunde Bänke und Rundbänke um den Baum
• Brunnen und Wassersäulen für Stadtplätze, vom Wandbrunnen bis zur Großanlage
• Garten- und Wegeleuchten sowie Außenbeleuchtung im historischen Stil, bis hin zu hohen Mastleuchten
• Pflanzkübel und Blumenkübel in großen Formaten für Platzgestaltung und Verkehrsberuhigung
• Fahrradständer im Nostalgie-Stil für Rathaus, Bahnhof und Schulhof
• Skulpturen und Figuren und Statuen für Parks, Kreisverkehre und repräsentative Standorte
• Säulen und Sockel für Denkmäler, Ehrenmale und Kunst im öffentlichen Raum
• Pavillons und Gartenhäuser für Kurpark, Konzertmuschel und Festplatz
• Vogeltränken und weitere Parkdetails
• Gartenmöbel für Außenanlagen von Verwaltungsgebäuden, Schulen und Kliniken

Eine Übersicht über das gesamte Sortiment für den öffentlichen Raum, sortiert nach Ort und Material, finden Sie unter Stadtmobiliar für Städte und Gemeinden.

Lieferung: Termin, Spedition und was am Lieferort steht

Stadtmobiliar ist schwere Ware. Bänke aus Beton mit Holzauflage, Brunnenanlagen aus Stein und hohe Mastleuchten gehen als Speditionsgut, nicht als Paket. Wir vereinbaren dafür einen Liefertermin mit Ihrem Bauhof, Ihrem Betriebshof oder direkt mit der Baustelle, damit jemand vor Ort ist und ein geeignetes Gerät zum Abladen bereitsteht.

Bitte planen Sie dabei ein, was in der Angebotssumme enthalten ist: Die Lieferung erfolgt frei Bordsteinkante. Die Ware wird an der Zufahrt oder am Bordstein des angegebenen Lieferorts übergeben. Transport auf das Gelände, Verbringen an den Aufstellort, Fundamentarbeiten, Verankerung und Montage sind nicht Bestandteil der Lieferung. Das ist keine Formsache, sondern ein Punkt, an dem Beschaffungen sonst regelmäßig scheitern: Wer für den Aufstellort einen Kran oder eine Maschine braucht, sollte das vorher wissen und einplanen.

Nennen Sie uns bei der Bestellung eine Kontaktperson mit Telefonnummer für die Avisierung und, falls vorhanden, Einschränkungen bei der Zufahrt, etwa Poller, Fußgängerzone mit Lieferzeitfenster, Höhenbegrenzung oder ein benötigtes Halteverbot. Eine zweite Anfahrt kostet so viel wie die erste, und im kommunalen Haushalt ist sie besonders unangenehm zu erklären.

Serien, Nachbestellung und Ersatz

Eine Stadt kauft Stadtmobiliar selten einmal. Ein Platz wird abschnittsweise umgebaut, eine Bank wird beschädigt, ein Standort kommt hinzu. Deshalb ist die Serienverfügbarkeit unseres Sortiments für die öffentliche Hand der eigentliche Vorteil: Sie können in zwei Jahren nachbestellen, ohne dass ein Ensemble uneinheitlich wird. Wenn Sie eine Ausstattung in mehreren Bauabschnitten planen, sagen Sie uns das bei der ersten Bestellung. Wir vermerken die Artikel dann in Ihrem Vorgang und sagen Ihnen frühzeitig, wenn ein Modell ausläuft.

Bei größeren Stückzahlen sprechen Sie uns auf ein Angebot für die Gesamtmenge an. Bei mehreren gleichen Artikeln ergibt sich häufig ein besserer Frachtsatz, weil eine Komplettladung günstiger transportiert wird als fünf Einzelsendungen über das Jahr verteilt.

Anfrage und Ansprechpartner

Schicken Sie uns Ihren Bedarf, gern formlos. Hilfreich sind: Artikel oder Beschreibung des Standorts, Stückzahl, Lieferort mit Postleitzahl, Wunschtermin und die Angabe, ob Sie ein Angebot für die Akte oder direkt eine Auftragsbestätigung brauchen. Wenn schon feststeht, dass auf Rechnung bestellt wird, nennen Sie bitte gleich Bestellnummer, Leitweg-ID beziehungsweise die entsprechende Kennung Ihres Landes und die Rechnungsanschrift.

Sie erreichen uns über das Kontaktformular, per E-Mail an info@barockgrosshandel.de und telefonisch unter 0049 201 36577485. Anfragen aus Frankreich, Italien und Spanien beantworten wir in der jeweiligen Landessprache.

Passende Artikel aus unserem Sortiment

Häufige Fragen zur Beschaffung für Städte und Gemeinden

Verkaufen Sie an Kommunen auf Rechnung?
Ja. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland bestellen bei uns auf Rechnung, mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen netto. Voraussetzung ist eine Bestellung auf dem Bestellschein oder aus dem Bestellsystem Ihrer Verwaltung. Eine Vorkasse verlangen wir von öffentlichen Stellen nicht.

Was ist ein mandat administratif und bieten Sie das an?
Das paiement par mandat administratif ist das Zahlungsverfahren der französischen öffentlichen Hand. Die Verwaltung bestellt per bon de commande, der Lieferant hinterlegt die Rechnung elektronisch auf Chorus Pro, der ordonnateur stellt den Betrag fest und erteilt den mandat de paiement, den der comptable public auszahlt. Ja, wir liefern nach Frankreich auf diesem Weg. Wir brauchen dafür SIRET, code service und die Nummer des bon de commande.

Wir brauchen die Leitweg-ID auf der Rechnung. Ist das möglich?
Ja. Nennen Sie uns die Leitweg-ID zusammen mit der Bestellung, dann steht sie auf der Rechnung. Ohne sie weist die Rechnungseingangsplattform Ihrer Verwaltung die Rechnung ab. Welchen Übermittlungsweg Ihre Kommune verlangt, stimmen wir bei der Auftragsbestätigung ab.

Bekommen wir ein schriftliches Angebot für die Vergabeakte?
Ja, zu jeder Anfrage. Das Angebot enthält Positionen, Einzel- und Gesamtpreise netto, Umsatzsteuer, Frachtkosten, Lieferzeit und eine Leistungsbeschreibung mit Maßen, Material, Oberfläche und Gewicht. Es ist so aufgebaut, dass es sich mit Angeboten anderer Anbieter vergleichen lässt.

Ab welchem Wert dürfen wir direkt bei Ihnen bestellen?
Das legen wir nicht fest und dürfen es auch nicht. Die Wertgrenzen für Direktaufträge und Verhandlungsvergaben stehen in der Beschaffungs- oder Vergabeordnung Ihrer eigenen Stelle und unterscheiden sich zwischen Bund, Ländern und Kommunen erheblich. Prüfen Sie das bitte intern. Wir liefern Ihnen das prüffähige Angebot dazu.

Können wir mehrere gleiche Bänke bestellen und später nachbestellen?
Ja, das ist der Regelfall. Unser Sortiment ist Seriensortiment, keine Einzelstücke. Sagen Sie uns bei der ersten Bestellung, dass weitere Bauabschnitte folgen. Wir vermerken die Artikel in Ihrem Vorgang und melden uns, wenn ein Modell ausläuft.

Wie wird geliefert und wer lädt ab?
Schwere Ware geht per Spedition nach Terminabsprache. Die Lieferung erfolgt frei Bordsteinkante, also an die Zufahrt oder den Bordstein des Lieferorts. Für das Abladen muss vor Ort ein geeignetes Gerät und Personal bereitstehen. Transport auf das Gelände, Fundament, Verankerung und Montage gehören nicht zum Lieferumfang.

Stellen Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, wenn wir aus dem EU-Ausland bestellen?
Das hängt davon ab, ob Ihre Einrichtung eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet und uns diese vor der Rechnungsstellung nennt. Viele Kommunen haben eine, setzen sie im hoheitlichen Bereich aber nicht ein. Klären Sie das bitte mit Ihrer Kämmerei und teilen Sie es uns mit der Bestellung mit, denn eine nachträgliche Korrektur bedeutet Storno und Neuausstellung.

Liefern Sie auch Muster oder kommen Sie zu einem Ortstermin?
Muster einzelner Artikel sind bei Bänken und Kübeln nach Absprache möglich, bei Großanlagen wie Brunnen aus praktischen Gründen nicht. Sie können unsere Ware in Essen im Showroom ansehen. Für die Auswahl schicken wir Ihnen zusätzlich Detailfotos und die vollständigen Maße.

Wie lange dauert die Lieferung?
Das hängt am Artikel. Lagerware verlässt uns kurzfristig, bei Serien in größerer Stückzahl oder bei Sonderfarben nennen wir Ihnen die Lieferzeit verbindlich im Angebot. Wenn Sie einen festen Termin haben, etwa eine Einweihung, ein Stadtfest oder das Ende eines Bauabschnitts, schreiben Sie ihn in die Anfrage. Wir sagen Ihnen dann vor der Bestellung, ob er zu halten ist.

Barockgroßhandel als Lieferant der öffentlichen Hand

Der Barockgroßhandel ist der Großhandelsshop der Demotex GmbH aus Essen. Wir beliefern Wiederverkäufer, Objektausstatter, Hotels, Architekturbüros und öffentliche Auftraggeber in ganz Europa, mit einem Sortiment, das von der einzelnen Parkbank bis zur kompletten Ausstattung einer Kuranlage reicht. Für Städte und Gemeinden ist entscheidend, dass wir beides beherrschen: die Ware und den Weg dorthin. Ein Brunnen für einen Marktplatz ist keine Kaufentscheidung wie jede andere, und eine Rechnung, die die Rechnungsprüfung nicht akzeptiert, hilft niemandem.

Wenn Sie für eine Kommune beschaffen, finden Sie das vollständige Sortiment unter www.barockgrosshandel.de. Schreiben Sie uns Ihren Bedarf, und Sie bekommen ein Angebot, mit dem Ihre Akte vollständig ist.